Hace unos meses el CEO de una empresa me llamó para trasladarme su preocupación con el Comité de Dirección actual, el cuál está formado por personas altamente competentes, con una elevada experiencia en el sector y unas capacidades profesionales sobresalientes, pero entre ellos faltaba un elemento muy importante, la cohesión. No eran capaces de trabajar en equipo e incluso llegaban a tener grandes dificultades para hacerlo.
La empresa es líder en su sector. Empezó siendo una empresa familiar fuertemente posicionada y hace cuatro años fue comprada por una multinacional alemana, convirtiendo la empresa en líderes tanto en el mercado español como en el portugués.
El objetivo estratégico de la empresa a nivel grupo es convertirse en el número uno en su sector en Europa en el 2025. El objetivo estratégico en Iberia es consolidar el liderazgo a través del crecimiento del negocio.
El equipo de dirección es prácticamente el mismo que antes de la compra, si bien se han incorporado personas nuevas de otros países que a los antiguos les cuesta aceptar, no entienden porque han traído a alguien de fuera estando ellos tan preparados.
Todas las personas que forman parte del comité de dirección (nuevos y antiguos) son personas muy preparadas, con mucha experiencia y capacidad de trabajo, ambiciosos y con altas capacidades.
Sin embargo, no existe espíritu ni cohesión de equipo.
Hay una persona que lleva mucho tiempo en la compañía, dirige el departamento más grande y está convencida de qué es imprescindible. Es la que provoca la mayor parte de los conflictos entre los equipos.
En estos momentos la empresa se enfrenta a grandes desafíos: aumento del precio de las materias primas, aumento en el coste del combustible, han sufrido huelgas de transporte, problemas en el abastecimiento de artículos provenientes de China. Todo esto está provocando que disminuya la rentabilidad y aumente la presión dentro del grupo.
Ante este panorama, la empresa contrata a Hito Agile para realizar una sesión que tiene como objetivo tomar conciencia del problema y aumentar la cohesión del equipo y el trabajo en equipo.
Piensa en tus compañeros de trabajo ¿Cuánto tiempo hace que trabajáis juntos? Elije a la persona con la que lleves más tiempo trabajando ¿Serías capaz de decir cuál es su libro favorito? ¿El lugar al que se escaparía porque para el/ella es realmente especial?
Muchas veces trabajamos al lado de personas, en ocasiones durante muchos años, pero realmente desconocemos muchos detalles de su vida, especialmente de su vida personal.
Personal Maps es una poderosa herramienta de Management 3.0 cuyo objetivo es generar apertura y generar empatía a través de conocer a los demás.
Cuando intentas crear el mapa personal de un compañero de trabajo, haces un gran esfuerzo para entender a esa persona ¡Intenta hacerlo!.
Empieza cogiendo un folio en blanco o bien un documento en blanco, por ejemplo, en power point, si prefieres hacerlo en el ordenador.
En el centro del papel o el documento escribe el nombre de la persona. Escribe categorías de intereses alrededor del nombre de tu compañero como casa, educación, trabajo, hobbies, familia, amigos, objetivos y valores, o cualquier otra categoría que te parezca interesante.
Cuando las personas empiezan a rellenar el personal Maps se sorprenden a sí mismas de la poca información que tienen sobre sus compañeros. He visto grupos abriendo redes sociales como Facebook o Instagram para intentar completarlo, aunque todavía no he visto a nadie que pueda completar el personal map de un compañero al 100 × 100.
Es conveniente que las personas tengan cerca rotuladores de colores, ceras, lápices y los máximos recursos para que activen su creatividad o incluso expresen el Personal Map de su compañero a través del pensamiento visual.
Todos los Personal Maps se colocan en un una pared y se buscan las similitudes y diferencias entre las personas.
Antes de realizar la sesión les envié un cuestionario basado en las cinco disfunciones de un equipo de Lencioni, los resultados fueron que el equipo presentaba las cinco disfunciones, especialmente la falta de confianza, por lo que utilizar la herramienta de Personal Maps me pareció la mejor manera de que el equipo se abriera, se conocieran mejor, aumentara la empatía entre ellos y por tanto, se redujera la distancia y aumentara la cercanía entre los miembros del Comité de Dirección.
Algunos de los miembros del comité de dirección eran nuevos por lo que no iban a poder realizar el personal Maps de sus compañeros, mientras que otros llevaban muchos años trabajando juntos, ante esa disparidad, les pedí que trajeran preparado al Workshop su Personal Maps, en vez de realizar el de sus compañeros.
Les pedí que eligieran la foto que mejor le representara y alrededor de ella decidieran libremente que querían contar de ellos mismos, sugiriéndoles que hablaran de sus aficiones, su familia, amigos, casa, educación, su carrera profesional, experiencias pasadas, sus objetivos, valores, etc.
El formato era libre, se les animaba a que usaran la creatividad y la innovación (podían usar brillantina, pegatinas, dibujos, etc.) lo único que les pedí es que cupiera en un A4.
El día de la dinámica todos los asistentes debían traer su personal Maps preparado en un folio A4 para poder utilizarlo. Si bien ellos no sabían para qué lo íbamos a utilizar.
Elegí un tablero grande en la pared y les repartí unas cartulinas con los nombres de los distintos departamentos. Les pedí que fueran ellos los que ordenaran los departamentos como consideraran más adecuado, después los colocaron en la pared en el orden acordado. A partir de ahí, cada uno presentó el departamento que representaba con su Personal Maps.
Como facilitador animaba a las personas a que se presentarán de forma amplia, honesta, destacando los aspectos de su vida que consideraran más importantes. Esta es una forma diferente de presentarse a los demás que refleja lo que cada uno resalta más de sí mismo y deja conocer a los demás.
Las personas iban escuchando a sus compañeros y el facilitador les animada a que manifestaran su sorpresa ante cosas que no conocían de sus colegas o al descubrir intereses comunes.
El tablero quedó relleno a excepción de una persona, la que habitualmente genera problemas en el equipo, ella no había traído su Personal Maps y lo presentó de viva voz hablando en mayor medida de su parte profesional, aportando muy pocos aspectos personales.
Restándole importancia a este hecho, al terminar todas las intervenciones, el facilitador pregunta al grupo si conocían algunos detalles de los que la persona ha facilitado y se entabla una conversación a través de la cual las personas iban aportando más detalles personales y se empezó a generar un clima de confianza y empatía.
Este apartado me pareció muy importante por lo que no establecí un timebox para que las personas se presentaran porque no quería que dejaran de contar cosas de sí mismas como consecuencia de una limitación de tiempo.
Tras la presentación de cada persona y las conversaciones que se generaron se empezó a crear un clima mucho más relajado y distendido que permitió poder trabajar como equipo el resto del taller, llegando a crear una alianza de equipo y al final del taller, se estableció un plan de acción para los siguientes meses.
Las aficiones y habilidades de cada persona fueron para mí un punto importante que me permitieron conducir el taller con mucha facilidad, ligando esos puntos a lo largo de todo el taller, tanto en los momentos en los que no estábamos trabajando, como por ejemplo comiendo, como cuando estábamos realizando alguna otra actividad no lúdica.
Creo que es importante que las personas entiendan él objetivo de lo que hacen, por tanto, la próxima vez que use esta herramienta pondré al equipo el contexto de que usamos la herramienta para conocernos mejor y aumentar la confianza del equipo.
Por otro lado, para evitar que las personas no traigan hecho su personal map, a pesar de entender el propósito de la herramienta, en vez de pedir a las personas que lo traigan hecho llevaré a la sala los materiales para que cada persona lo haga durante el taller. Además hacerlo así puede hacer que la creatividad «se contagie».
Yo les indiqué que hicieran algo creativo y lo cierto es que hay personas que eligieron una foto que lo representaba, otras eligieron más de una, pero lo cierto es que nadie colocó su foto en el medio y alrededor de ella hicieron su personal Maps, hacerlo en sala tiene como ventaja añadida que se puede dibujar el formato en el rotafolios para que las personas puedan seguir el mismo formato de Personal maps.
Aunque todas las herramientas deben adaptarse al equipo en la forma y el formato me parece una gran herramienta para generar confianza y empatía dentro de los equipos.
Si tienes alguna duda o quieres saber más sobre esta práctica, puedes escribirnos a agilizando@hitoagile.com
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CEO & Founder de Hito Agile | Acompaño a empresas a transformar a su negocio en Agile Business a través del cambio de las personas con prácticas ágiles.
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