Descubriendo los Errores Más Comunes en la Implementación de Kanban

Conoces los distintos marcos de trabajo ágiles ¿Y te has dado cuenta de que Kanban es el más adecuado para tu empresa o departamento? Seguramente estás en lo cierto Pero si quieres sacar el máximo partido de kanban es importante implementarlo bien por lo que has llegado al lugar adecuado, te vamos a descubrir cuáles son los errores más habituales para que no los cometas tú también.

Kanban, una breve introducción

Kanban es un marco de trabajo ágil aplicable a todas las organizaciones, departamentos o equipos que trabajan de forma contínua, como por ejemplo departamentos de recursos humanos, departamentos de marketing, departamentos financieros, gestión de proyectos (Aunque los proyectos se desarrollen con otros marcos de trabajo ágiles como Scrum, XP, etc.).

Kanban es un gran aliado de la productividad puesto que permite visualizar de forma rápida el flujo de trabajo, los cuellos de botella, así como tomar decisiones de forma rápida. Sin embargo, al implementar Kanban, es importante evitar errores comunes que pueden obstaculizar su éxito. A continuación, explicaremos estos errores más habituales con los que solemos encontrarnos en los proyectos y cómo resolverlos para aprovechar al máximo Kanban.

Principales errores en La implementación de kanban

Error 1: Confusión entre tareas y proceso de trabajo.

Uno de los errores más frecuentes radica en confundir las tareas con las fases del proceso. Es esencial comprender que el tablero Kanban no debe reflejar sólo las tareas, sino también las diferentes fases del trabajo. Es muy común cuando estamos diseñando el tablero que las personas se atasquen en poner tareas en vez de fases.
En un tablero de Kanban basta con 3 columnas (Si las cosas están por hacer, haciéndose o realizadas). También aclarar cuando una tarea está preparada para hacerse y añadir una columna de bloqueos.
Definir estas fases adecuadamente garantiza una visualización más clara del flujo de trabajo, además de facilitar la visualización del tablero.

Error 2: No poner políticas explícitas al tablero o las fases.

Otra práctica importante en Kanban es establecer políticas claras para el tablero y sus fases. Las reglas de movimiento de tarjetas, quien es responsable de introducir los datos de dicha tarjeta y otros aspectos del proceso deben estar explícitas y ser seguidas por el equipo, para facilitar el trabajo y que sea fluido.
La idea es que cualquier persona que use el tablero, sepa interpretarlo.
El problema es qué esto es diferente a la forma en la que solemos trabajar habitualmente, por lo que a veces queremos hacer cosas que son mucho más difíciles de lo que realmente son. Por ejemplo es más fácil poner de forma explícita quién es la persona que tiene que mover la tarjeta que no intentar limitar a los demás para que no puedan mover la tarjeta.

Las políticas ayudan a que las personas necesiten reunirse menos, se focalicen en entregar el trabajo y que fluya la manera de trabajar y de organizarse mejor, ya que el propio tablero contiene toda la información necesaria para ello.

Error 3: No cumplir con lo acordado.

Los equipos pueden tener dificultades para adaptarse a nuevas herramientas y procesos.

En ocasiones la falta de compromiso y la resistencia a la transformación pueden dificultar la transparencia y retrasar la adopción de prácticas ágiles. Esto suele ocurrir en personas que llevan trabajando mucho tiempo de la misma manera, por eso es muy importante estar atento a estas tendencias y reconducirlas hacia la nueva forma de trabajar.

Error 4: Intentar cambiar la organización en vez de empezar por el equipo.

Cuando adoptas una manera diferente de trabajar, es necesario explicar el sistema que va a optimizarse y los beneficios.
Es importante focalizarse en aquello que se puede mejorar en vez de “mirar hacía otro lado” como por ejemplo, la organización en su conjunto.

Hay tres niveles de gestión: el individual, el de equipo y el organizacional.
El primer paso hacia la transformación está en ti. Puedes cambiar la forma en que trabajas y organizas tus tareas. Kanban es una herramienta perfecta para esto. Luego, puedes extender este enfoque a tu equipo, ya sea trabajando en proyectos o en servicios, utilizando prácticas Kanban. Esta transformación no solo es posible, sino que es necesaria.

Si estás recibiendo formación en agilidad, sistemas, prácticas ágiles y Kanban, ten en cuenta que se te está invitando a probar algo diferente. Esta formación te proporciona las herramientas y el pensamiento necesario para organizar tu trabajo de manera ágil. Comienza por ti mismo, experimenta, visualiza y trabaja de forma ágil con la mentalidad que Kanban y otras prácticas ágiles promueven.

Luego, comparte esta experiencia con tu equipo. Si trabajas en proyectos de manera colaborativa, prueba Kanban en ese contexto. Y, una vez que hayas experimentado el cambio y puedas comparar cómo trabajabas antes y cómo lo haces ahora, tendrás pruebas tangibles de su eficacia. Estos son los argumentos que necesitas para convencer a aquellos que puedan dudar. Invita a un área piloto a adoptar Kanban y demuestra sus beneficios.

En resumen, comienza contigo mismo, extiende el cambio a tu equipo y utiliza datos y pruebas para convencer a quienes necesitan ver resultados tangibles.

Kanban es una herramienta poderosa para optimizar la gestión del trabajo y la colaboración en equipos y organizaciones.

Al evitar estos errores comunes y adoptar un enfoque gradual, comenzando por ti mismo y tu equipo, puedes maximizar los beneficios de Kanban.
La transformación ágil es un proceso que requiere tiempo y compromiso, pero los resultados valen la pena.

Si quieres profundizar más sobre kanban puedes ver nuestras formaciones en kanban.

Si prefieres que te ayudemos con la implantación escríbenos: agilizando@hitoagile.com estaremos encantados de ayudarte.