OKR’s, todo lo que necesitas saber de forma rápida

¿Quieres saber qué son y cómo pueden ayudarte los OKR’s en una sola lectura? Pues sigue leyendo y entenderás todo lo que debes saber sobre OKR’s.

OKR’s, origen, definición y metodología

Existen muchas empresas que no saben cómo definir sus objetivos. En esta nota aprenderás qué son los OKR’s, cuándo utilizarlos, en qué tipo de empresas se pueden implantar, cuál es la metodología para implantar los OKR’s de forma definitiva y los beneficios de implantar esta metodología.

¿Qué son los OKR’s?

Los OKR’s son las siglas de Objectives Key Results. Los Key Results son los resultados clave que permiten comprobar si la organización se está acercando al Objetivo definido.

Constituyen una metodología muy sencilla que alinea a toda la organización hacia el logro de objetivos desafiantes como podrás comprobar al terminar de leer el artículo.

Origen de los OKR’s

Los OKR’s los inventó Andrew Grove, Ex CEO de Intel, en los años 70 y fue John Doerr, ex ejecutivo de Intel, quien regaló la metodología a Google cuando aún eran 30 personas y los popularizó en su libro “Mide lo que importa”.

¿Qué llevó a Intel a desarrollar un modelo que superara a la Dirección por Objetivos? ¿Por qué los KPI’s no eran suficientes para Intel?

En los años 70, Intel como otras muchas empresas tecnológicas, se enfrentaba a una competencia voraz, en concreto, con Motorola por lo que Andrew Grove desarrolló esta metodología gracias a la cuál Intel sobrevivió a Motorola y se impuso como competidor, acabando siendo líder del mercado durante muchos años. 

Andy Grove conocía bien la Ley de Pareto o Ley del 80/20. Existen unos pocos factores (20) que explican la mayor parte del resultado (80), por ello consideraba que cuántos menos objetivos más se logra y lo plasmó en la metodología de OKR’s, en la cual se fijan pocos objetivos de alto impacto.

“Tenemos que darnos cuenta de que si intentamos enfocarnos en todo no seremos capaces de centrarnos en nada»

Andy Grove

Diferencias entre OKR’s y KPI’s

La mayor parte de las empresas usan algún sistema de dirección por objetivos (DPO). Este modelo se inició en los años 50 cuando Peter Drucker lo popularizó en su libro The Practice of Management (1954) y ha generado muchos beneficios, entre los que destacan:

• Servir de herramienta de planificación y seguimiento de los resultados de una empresa.
• Priorizar los esfuerzos y recursos.
• Visualizar el desempeño Individual y Colectivo.
• Servir de lenguaje común y compartido por todos los empleados.

La forma de medir los objetivos en las empresas, ha sido tradicionalmente a través de los KPI’s (Key Performance Indicators) expresados mediante verbos de acción, entre otros: Incrementar, reducir, implementar, aumentar, etc. y comparando los resultados de un año con los del año anterior.

Entonces ¿Por qué este sistema ya no aporta los beneficios iniciales y no son un sistema ágil que permita adaptarse fácilmente a los cambios del entorno?

Desde su planteamiento inicial los KPI’s se han desvirtuado. Hemos dado tanta importancia al dato que en ocasiones hemos prestado más atención a “cómo salía el dato” que a lo que estábamos midiendo y en consecuencia, lo que estábamos haciendo. Hace un años, un famoso fabricante de coches se enfrentaba a un juicio por haber falseado los datos de emisión de gases contaminantes.

¿Qué ha pasado? ¿Por qué los KPI’s no son suficientes?

Son muchas las razones que podríamos argumentar por lo que citaremos las que consideramos más importantes, entre las que se encuentran:

La desmotivación provocada por la fijación de objetivos (Top-Down) que hace que las personas no se sientan comprometidas ni propietarias del objetivo.

“Te lo juegas todo a un SI/NO a final de año”. No te adaptas a los cambios y muchos de los indicadores dejan de tener sentido a tan largo plazo.

En muchas ocasiones se fijan los KPI’s por departamentos sin tener en cuenta si los objetivos de un departamento son incompatibles con la consecución de los KPI’s de otros departamentos. En muchas ocasiones se crea una especie de “guerra” entre departamentos, no fomentándose la colaboración ni la transparencia entre equipos.

En definitiva, el indicador ha pasado de ser un instrumento de seguimiento a una obsesión por mantener el indicador en “zona verde”, especialmente cuando está ligado a retribución salarial.

Por otro lado, si la consecución de objetivos están relacionados con el cobro de una retribución variable es lógico pensar que los departamentos se fijarán objetivos que les resulte fácil alcanzar en vez de buscar objetivos desafiantes para el equipo, el departamento y en definitiva para toda la organización.

Ante esta situación ¿Qué hacen las empresas más innovadoras?

Utilizar la metodología de OKR’s.

¿Cómo implantar la metodología de OKR’s?

El primer paso es partir del propósito de la empresa. No de la misión definida en la estrategia sino de la visión de la empresa, su razón de ser a largo plazo.

Cuando John Doerr acudió a Google, que todavía era una pequeña empresa y les preguntó a sus fundadores cuál era el propósito de Google, le respondieron que era “Organizar la información del mundo y hacerla universalmente accesible y útil”. Parece que lo consiguieron 😉.

El siguiente paso es pensar en los Objetivos Estratégicos, es decir, aquellos objetivos que es necesario desarrollar hasta alcanzar el propósito de la empresa.

Esta visión todavía sigue siendo muy amplia por tanto el siguiente punto es reducir el horizonte temporal a un año. Lo que debemos preguntarnos es “¿Qué necesitamos para conseguir esos objetivos en este año?” Una de las grandes fortalezas de esta metodología es que los objetivos se definen a 3 niveles:

• Organización
• Líneas de negocio, departamentos o equipos
• Individual

Otro elemento importante es el horizonte temporal para el cual se fijan los OKR’s, que suele ser para 3 o 4 meses o 1 o 2 meses, en empresas más volátiles. El objetivo es poder medir los objetivos importantes y poder tomar decisiones de acuerdo con los cambios del entorno.

Lo importante es ver cómo alcanzar el objetivo de forma continua. Lo importante es el camino.

Para poder llevar a cabo este seguimiento se llevan a cabo 3 reuniones importantes:

• Las reuniones de seguimiento semanal en las que todos pueden ver de forma muy gráfica si se están acercando o alejando del objetivo a través de los resultados que se han conseguido. Estas reuniones no tienen como objetivo buscar culpables sino celebrar los éxitos y reflexionar conjuntamente en la forma de mejorar los resultados para la siguiente semana.
• Las reuniones mensuales en las que los responsables se enfocan en los cumplimientos, problemas y soluciones conjuntas.
• Finalizado el tiempo para el que se establecieron los OKR’s (1, 2, 3 o 4 meses dependiendo de la empresa) se resetea el tablero y se vuelven a definir los nuevos objetivos y resultados clave.
• Este es un buen momento para llevar a cabo una reunión de retrospectiva en la que el equipo reflexione sobre cómo ha ido ese tiempo y que deben empezar a hacer como equipo que no han hecho anteriormente, que deben seguir haciendo porque les ha funcionado y que quieren dejar de hacer.

¿Cómo fijar Objetivos y Key Results?

A la hora de fijar objetivos estos deben ser objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y para un periodo de tiempo concreto).

Aumentar la rentabilidad de la compañía no sería un objetivo SMART sin embargo sí lo es “Aumentar la rentabilidad de la empresa en un 6% en el último trimestre del 2023”. Los objetivos se pueden expresar en términos cualitativos de forma desafiante, como por ejemplo “Aumentar la rentabilidad de la empresa en el 2023 por encima de las cifras alcanzadas en años anteriores”.

Los resultados clave son las acciones necesarias para alcanzar el objetivo.

Siguiendo con el ejemplo anterior los resultados claves para el último trimestre del año podrían ser:

• Aumentar la facturación en un millón de euros
• Alcanzar un beneficio neto mayor del 7%
• Reducir los costes de estructura en un 5%

Para fijar los resultados clave conviene tener en cuenta los siguientes aspectos:

Deben ser significativos, concretos, orientados a la acción e inspiradores.

Para concentrar bien los esfuerzos de toda la organización es importante fijar pocos objetivos y no más de 2 o 3 resultados claves por cada objetivo.

Es probable que los objetivos y los resultados clave no se definan bien a la primera, pero eso no es lo importante, lo realmente valioso es el proceso de fijación de objetivos, ya que, a diferencia de los KPI’S, no se fijan Top-Down sino botton -Up.

Continuando con el ejemplo anterior en el que la empresa quiere “Aumentar la rentabilidad en un 6% en el último trimestre del 2023”, cada persona reflexiona a nivel individual cómo puede contribuir a ese objetivo y lo expresa en términos de resultados clave, posteriormente se reúne con su responsable y lo analizan conjuntamente, de la misma manera se definen los objetivos del departamento, línea de negocio o equipo; de forma qué botton-up y Top-Down acaban fijándose los objetivos y resultados clave a los tres niveles: organizativo, departamental e individual.

Los objetivos deben ser desafiantes por tanto es lógico no alcanzarlos al 100 por 100. Cada empresa decide cómo graduar los objetivos, la siguiente tabla muestra un ejemplo de graduación:

Beneficios de la metodología de OKR’s

Esta metodología sigue siendo utilizada por Google y la siguen grandes empresas como Dropbox, Spotify…. En definitiva, por las principales empresas innovadoras lo que nos lleva a pensar que no es casual. entre los principales beneficios de la metodología de OKR’s se encuentran los siguientes:

• Aporta a las personas Foco y Priorización.
• Genera una cultura de orientación a resultados.Permite alinear a toda la organización en la consecución de los mismos objetivos
• Es altamente motivador ya que está científicamente demostrado que los objetivos desafiantes y alcanzables aumentan la motivación porque exigen que las personas tengan que aprender cosas nuevas y desafiarse hasta conseguirlos.

¿En qué tipo de empresas se puede implantar la metodología de OKR’s

¿En qué tipo de empresas se puede implantar la metodología de OKR’s?

No hay ninguna excepción a la hora de implantar la metodología de OKR’s. Es ampliamente utilizado en startups y en empresas maduras.

Si bien es cierto que se asocia a las empresas tecnológicas por su origen, actualmente es una metodología utilizada en empresas de todos los sectores.

Sea cual sea el tamaño y el sector de tu empresa te dejamos algunos consejos para que implantes la metodología de OKR’s con éxito:

• No vincules los OKR’s a la retribución variable.
• No dejes de llevar a cabo las reuniones de seguimiento semanales y mensuales, ya que son las que te permiten tomar las decisiones adecuadas en cada momento en función del entorno para poder alcanzar los objetivos definidos.
• No tengas miedo de resetear el tablero cuando acabe el tiempo establecido y volver a definirlo, solo así podrás desafiar, desarrollar y motivar a tus equipos con nuevos objetivos.
• Aprende a medir, la medición tiene un coste y no se trata de medir por medir sino de medir solo lo que de verdad importa.
• No te preocupes sí los primeros indicadores de resultados clave no han sido acertados, aprendemos a medir midiendo y se redefine el modelo cada vez que se replantea.

¿Quieres saber más? Consulta nuestro programa de OKR’s o ponte en contacto con nosotros si necesitas que te acompañemos en el proceso con nuestros Agile Consultant. Escríbenos a agilizando@hitoagile.com

También te recomendamos el artículo sobre cómo pueden los OKR’s facilitar el teletrabajo. https://www.linkedin.com/pulse/c%C3%B3mo-pueden-los-okrs-facilitar-el-teletrabajo-celia-povedano-arroyo